Spółka Submet Sp. z o.o. ma obowiązek chronić udostępnione lub powierzone jej dane osobowe. Dane te są przetwarzane zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Rzeczpospolitej Polskiej. Dokładamy wszelkich starań, aby dane były chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym wykorzystaniem danych.

 

Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia kim jesteśmy, dla jakich celów przetwarzamy Twoje dane osobowe, w jaki sposób je przetwarzamy, komu możemy je powierzać lub udostępnić, gdzie Twoje dane osobowe mogą być przekazywane oraz jakie prawa Tobie w związku z tym przysługują.

O Submet Sp. z o.o.

Submet spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tczewie, adres: Jagiellońska 55, 83-110 Tczew, zarejestrowana w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez VII Wydział Gospodarczy KRS Sądu Rejonowego Gdańsk–Północ pod numerem KRS 0000214098, NIP 5930102370, z osobą wypełniającą obowiązki Inspektora Ochrony Danych dostępną pod adresem mailowym: iod@submet.pl, w dalszej części Polityki Prywatności określana jako: “my” lub „Submet Sp. z o.o.”, razem z powiązanymi spółkami krajowymi i zagranicznymi wchodzącymi w skład jednej grupy kapitałowej (zwanymi dalej łącznie „Grupą Submet”) będzie przetwarzać Twoje dane osobowe (zwane także „informacjami”) w celach wskazanych w dalszej części tego dokumentu. Spółkami powiązanymi należącymi do grupy kapitałowej Submet, przetwarzającymi dane osobowe wspólnie z Submet Sp. z o.o. jako współadministratorzy są:

1. Submet Budownictwo,

2. Submet AS,

3. Submet Construction AS,

4. Submet Entreprenør AS

5. Exwood Sp. z o.o.

Submet Sp. z o.o. jest administratorem danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane „RODO”). W oparciu o art. 26 RODO w zakresie niezbędnym dla realizacji celów współpracy spółek z Grupy Submet współadministrują one danymi osobowymi.

Wprowadzenie

Publikując Politykę prywatności wypełniamy spoczywający na administratorze danych obowiązek poinformowania podmiotów danych o sposobie przetwarzania ich danych osobowych. Polityka prywatności wyjaśnia kim jesteśmy, w jaki sposób przetwarzamy Twoje dane osobowe, komu możemy je powierzyć lub udostępnić i jakie prawa przysługują Tobie w związku z przetwarzaniem przez Nas Twoich danych osobowych. Zachęcamy do lektury Polityki prywatności i innych informacji umieszczonych na naszej stronie internetowej, a dotyczących przetwarzania danych osobowych.

Zasady dotyczące ochrony danych

Przetwarzając Twoje dane osobowe, stosujemy przepisy prawa dotyczące ochrony danych. Dokładamy wszelkich starań, aby dane były chronione przed utratą, zniszczeniem, ujawnieniem, dostępem osób niepowołanych lub niewłaściwym wykorzystaniem danych.

W jakim celu przetwarzamy Twoje dane

Wykorzystujemy dane osobowe dla potrzeb rekrutacji, tj. w procesie wyszukiwania odpowiednich kandydatów do zatrudnienia wewnętrznego w spółce Submet Sp. z o.o. oraz zarekomendowania ich do zatrudnienia w spółkach Grupy Submet lub w innych podmiotach współpracujących.

Dane osobowe przetwarzane są przez Submet sp. z o.o. oraz spółki z grupy Submet również w celu przeprowadzenia procesu zatrudnienia w spółkach Grupy Submet lub w innych podmiotach współpracujących, a także w celu prowadzenia obsługi kadrowo – płacowej i zarządzania personelem oraz w celu związanym z prowadzeniem rozliczeń (np. faktury od dostawców zewnętrznych usług). Przetwarzamy dane osobowe również realizując obowiązki związane z obsługą zatrudnienia pracowników, w tym w obszarze bezpieczeństwa i higieny pracy oraz medycyny pracy, okazjonalnego świadczenia dodatkowych usług medycznych i badań – jeśli będą miały miejsce. W tym obszarze w zakresie niezbędnym dla zrealizowania zadania możemy przekazywać dane osobowe podmiotom zewnętrznym świadczącym dla nas usługi w tym zakresie.

Część zadań np. w zakresie obsługi prawnej, w zakresie prowadzenia obsługi kadrowo – płacowej (oraz innych) może być prowadzona przez firmę zewnętrzną, w tym firmę posiadającą siedzibę poza granicami Unii Europejskiej – w Norwegii. W celu realizacji określonego zadania przekazujemy do tej firmy dane osobowe w zakresie niezbędnym do realizacji zadania.

W każdym przypadku dbamy o to, aby zakres przetwarzanych danych był ograniczony do niezbędnego minimum i adekwatny do realizowanego celu. W sytuacji przekazania /powierzenia przetwarzania/ danych osobowych podmiotowi zagranicznemu, weryfikujemy poziom ochrony danych osobowych w podmiocie, do którego przekazujemy dane osobowe oraz upewniamy się, iż jest on nie mniej restrykcyjny niż poziom ochrony danych osobowych określony przez RODO oraz daje rękojmię odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych.

Przekazanie danych osobowych podmiotowi zewnętrznemu, w tym podmiotowi zewnętrznemu poza granicami Polski (np. w Norwegii), może wynikać również z przepisów powszechnie obowiązujących w danym kraju (np. działalność organów państwa, różnych inspekcji) oraz może być niezbędne ze względu na konieczność dopełnienia formalności urzędowych poprzedzających zatrudnienie za granicą (np. umówienie wizyty w norweskim urzędzie skarbowym, potwierdzenie możliwości korzystania w Norwegii z indywidualnych uprawnień pracownika zdobytych w Polsce lub innych krajach). W takiej sytuacji jeszcze przed zatrudnieniem przekazujemy określonym urzędom dane osobowe w zakresie niezbędnym do załatwienia formalności urzędowych w Norwegii związanych z przeprowadzeniem zatrudnienia.

W jaki sposób przetwarzamy Twoje dane

Na podstawie nadesłanych aplikacji tworzymy i przeszukujemy bazę kandydatów. W ramach obsługi bazy kandydatów dokonujemy profilowania, analizujemy aplikacje kandydatów w celu znalezienia odpowiednich osób na stanowiska, na które prowadzimy rekrutację wewnętrzną lub rekrutację dla spółek z Grupy Submet bądź innych podmiotów współpracujących. Korzystamy z danych osobowych kandydatów lub dostawców także w celach administracyjnych, np. sporządzamy specyfikacje świadczonych usług wystawiamy faktury VAT, etc.

Kontaktujemy się z kandydatami w sprawach związanych z rekrutacją. Informujemy o interesujących ofertach pracy, prosimy o udzielenie dalszych informacji o sobie, informujemy o przebiegu procesu rekrutacji, a w celu kontynuowania rekrutacji lub zatrudnienia przekazujemy dane kandydatów wewnątrz spółek Grupy Submet lub innym podmiotom współpracującym. W trakcie rekrutacji możemy weryfikować posiadane dane o kandydacie oraz sprawdzać referencje udzielane kandydatom przez osoby trzecie poprzez kontakt z tymi osobami.

Przetwarzając dane osobowe między innymi przesyłamy kandydatom informacje marketingowe, informacje o naszych aktywnościach, targach pracy, ciekawych wydarzeniach oraz dodatkowych informacjach, które mogłyby ich interesować. Wykonując te czynności korzystamy między innymi z poczty elektronicznej, wiadomości sms lub podobnych, korzystamy z innych komunikatorów internetowych i innych sposobów komunikacji elektronicznej takich jak wykonywane połączenia telefoniczne, korzystanie z social media.

Monitorujemy jakość naszych usług i naszej pracy ponieważ chcemy, aby była ona jak najlepsza. W tym celu możemy zwracać się do kandydatów, pracowników i byłych pracowników z prośbą o wzięcie udziału w badaniach ankietowych oraz korzystać z pozyskanych w ten sposób informacji i przetwarzać je w celu podniesienia jakości usług, które oferujemy. Ponadto możemy zapraszać kandydatów, pracowników i byłych pracowników do udziału w badaniach, ankietach realizowanych przez podmioty zewnętrzne spoza grupy Submet. W tym przypadku Submet nie przekazuje podmiotom zewnętrznym danych osobowych. Takie dane osobowe kandydaci mogą na zasadzie dobrowolności przekazywać podmiotom prowadzącym badania.

Zapewniamy bezpieczeństwo. W tym celu możemy weryfikować tożsamość kandydatów, pracowników i osób trzecich mających wstęp do biur Spółki Submet Sp. z o.o. oraz do spółek z grupy Submet. Weryfikujemy i monitorujemy aktywność w systemach i biurach spółek grupy Submet, ponieważ pragniemy unikać jakichkolwiek nadużyć informacji zawartych w bazach danych i chronić interes Grupy Submet oraz jej klientów.

Wypełniamy obowiązki nałożone przepisami prawa. W niektórych przypadkach możemy podlegać obowiązkowi przechowywania danych o kandydatach. Przykładowo, jeśli poprosimy kandydata o udzielenie zgody na wykorzystywanie informacji o sobie, będziemy przechowywać tę zgodę, aby wykazać spełnienie obowiązku prawnego wynikającego z przepisów o ochronie danych osobowych.

 

Na pozyskanych danych osobowych dokonujemy profilowania, ale nie podejmujemy zautomatyzowanych decyzji w odniesieniu do Twoich danych osobowych.

Na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane

Przetwarzamy dane osobowe:

(1) opierając się na zgodzie na przetwarzanie danych osobowych udzielonej w procesie rekrutacji bądź w formie oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej, albo

(2) ponieważ jest to niezbędne do wykonania umowy, której stroną jesteś  (np. umowy o pracę) lub jest to konieczne do podjęcia działań poprzedzających zawarcie takiej umowy, na Twój wniosek – w takim przypadku udzielenie informacji nie jest obowiązkowe, ale jest konieczne do tego, aby umowa mogła być zawarta i wykonywana, albo

(3) ponieważ jest to niezbędne do realizacji obowiązku prawnego ciążącego na Submet Sp. z o.o. oraz spółkach z Grupy Submet, albo

(4) ponieważ przetwarzanie jest niezbędne do realizacji celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Submet Sp. z o.o. lub podmiot trzeci, takich jak marketing bezpośredni własnych produktów lub usług, dochodzenie roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej, czy też wykorzystywanie danych do kontroli dostępu do budynków i pomieszczeń.

Gdzie przetwarzamy Twoje dane

Dane mogą być przetwarzane w biurach Submet Sp. z o.o., w biurach należących do innych spółek z Grupy Submet, a także u naszych dostawców, przedstawicieli i klientów (zgodnie z informacją powyżej).

Przetwarzanie danych osobowych może odbywać się również w innych miejscach w sytuacji wykonywania jakiejkolwiek formy pracy zdalnej przez pracowników firmy Submet Sp. z o.o. lub pracowników spółek z Grupy Submet oraz w sytuacji w której z uwagi na charakter swojej pracy oraz charakter swoich czynności zawodowych pracownicy Spółek Grupy Submet wykonują swoją pracę poza pomieszczeniami biurowymi będącymi w dyspozycji spółek z Grupy Submet (np. podróże służbowe).

Przetwarzanie danych zgodnie z Polityką Prywatności może oznaczać transfer danych do innych krajów, w tym także krajów spoza Unii Europejskiej. Jeżeli prawo kraju, do którego dane są transferowane przewiduje odmienny poziom ochrony danych, niż Polska, to upewnimy się, że poziom zabezpieczeń danych osobowych w tym kraju Komisja Europejska uznała za odpowiedni albo zawrzemy z tym podmiotem umowę gwarantującą odpowiedni poziom ochrony.

Jak długo przechowujemy Twoje dane

Okres przechowywania Twoich danych zależy od tego, czy zrealizowaliśmy wobec Ciebie jeden z celów przetwarzania danych osobowych (np. rekrutacja). Twoje dane osobowe nie będą przechowywane przez okres dłuższy niż wymagany przepisami prawa lub przewidziany w wewnętrznych regulacjach Submet Sp. z o.o. Przykładowo, prawo polskie wymaga, aby w określonych przypadkach dane o zatrudnieniu przechowywane były przez 50 lat, a dane podatkowe przez lat 5. Informacje o kandydacie (imię i nazwisko, dane kontaktowe, doświadczenie zawodowe, wykształcenie, dane o aplikacji na stanowiska pracy, wymaganiach finansowych oraz kontaktach z nami, etc.) są dostępne w naszej bazie danych przez maksymalnie 2 lata od daty ich wprowadzenia do bazy lub od daty ostatniego kontaktu z kandydatem, w zależności od tego, która z dat jest późniejsza. Za Twoją zgodą możliwym jest przetwarzanie danych osobowych przez okres dłuższy niż wyżej wskazany.

Kandydat, który nie życzy sobie, aby jego dane były przez Nas przechowywane, może skontaktować się z nami i przekazać wniosek o ich usunięcie, podając swoje imię i nazwisko oraz inne dane (np. numer telefonu, adres mailowy lub datę urodzenia) pozwalające nam na identyfikację Jego osoby. Wniosek taki może przekazać za pośrednictwem poczty na adres: Submet Sp. z o.o., Jagiellońska 55, 83-110 Tczew, osobiście w siedzibie spółki, telefonicznie na ogólnie dostępny numer telefonu stacjonarnego spółki (58-531-20-31) lub mailowo na adres: iod@submet.pl. W celu prawidłowego wykonania wniosku, w celu weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej powyższe żądanie należy podać jak najdokładniejsze dane osoby zgłaszającej żądanie umożliwiające identyfikację osoby w bazie kandydatów oraz prawidłowe usunięcie rekordu z bazy kandydatów.

Jakie prawa Tobie przysługują w związku z przetwarzaniem przez Nas Twoich danych

Chcemy w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem, udzielić wszelkich stosownych informacji oraz prowadzić z Tobą wszelką komunikację w sprawie przetwarzania danych osobowych w związku z realizacją przysługującego Ci prawa do:

• informacji udzielanych przy pozyskiwaniu danych osobowych,

• informacji udzielanych na wniosek – o tym, czy dane są przetwarzane, oraz
  innych kwestiach określonych w art. 15 RODO, w tym prawa do kopii danych,
  wycofania zgody, jeśli jest ona podstawą przetwarzania,

• sprostowania danych;

• bycia zapomnianym;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• sprzeciwu;
• przetwarzaniu (w tym profilowaniu),
• informacji o naruszeniu ochrony danych.
  

Wnioski o realizacje praw prosimy zgłaszać za pośrednictwem poczty na adres: Submet Sp. z o.o., Jagiellońska 55, 83-110 Tczew, osobiście w siedzibie spółki, telefonicznie na ogólnie dostępny numer telefonu stacjonarnego spółki (58-531-20-31) lub mailowo na adres: iod@submet.pl. W celu prawidłowego wykonania wniosku, w celu weryfikacji tożsamości osoby zgłaszającej powyższe żądanie należy podać jak najdokładniejsze dane osoby zgłaszającej żądanie umożliwiające identyfikację osoby zgłaszającej żądanie.

Jak zapewniamy bezpieczeństwo Twoich danych osobowych

Wdrożyliśmy szereg rozwiązań, aby zapewnić bezpieczeństwo Twoich danych osobowych. Przykładowo, w miarę konieczności szyfrujemy dane, używamy zapór systemowych (firewall), na bieżąco monitorujemy systemy informatyczne i stosujemy się do procedur bezpieczeństwa. Internet nigdy nie będzie stuprocentowo bezpiecznym miejscem, ale my dokładamy wszelkich starań, aby Twoje dane osobowe były w naszych systemach odpowiednio zabezpieczone.

Wdrożyliśmy także procedurę na wypadek naruszeń danych osobowych. Zawiadomimy Cię o każdym zdarzeniu związanym z przetwarzaniem przez Spółki grupy Submet Twoich danych, które będzie powodować wysokie ryzyko naruszenia Twoich praw i wolności.

W jaki sposób zgłosić naruszenie

Każde otrzymane od Ciebie zgłoszenie będzie potraktowane ze szczególną uwagą. Realizując zgłoszenie, zastrzegamy sobie prawo do zweryfikowania Twojej tożsamości, aby mieć pewność, że nie udostępniamy Twoich danych nikomu innemu, poza Tobą. Bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem, jeśli jednak uznasz, że przetwarzając Twoje dane osobowe naruszamy przepisy RODO:

1. możesz skontaktować się z osobą zajmującą się ochroną danych osobowych w naszej firmie pod adresem:

• kontaktując się z Nami mailowo pod adresem: iod@submet.pl,

• kontaktując się z Nami bezpośrednio w siedzibie spółki Submet Sp. z o.o., ul. Jagiellońska 55, 83-110 Tczew lub telefonicznie: 58-531-20-31

2. masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.